اختلاف بر سر ساعت ورود، تأخیر یا اضافه‌کاری از رایج‌ترین دلخوری‌ها بین مدیر و کارمند در کافه و رستوران است. وقتی ثبت حضور دستی و حافظه‌ای باشد، هر کسی یک روایت دارد. در این مقاله می‌گوییم حضور و غیاب را چطور ساده و شفاف مدیریت کنید. قوانین کار و حقوق را با مشاور و مراجع مربوط خودتان تطبیق دهید؛ این مقاله درباره‌ی روش اجرایی است.
۱. برای هر کارمند یک پرونده
اطلاعات پایه را در یک‌جا نگه دارید:
- نام، کد ملی، تلفن و تماس اضطراری
- تاریخ شروع و پایان قرارداد
- سمت و حقوق ماهانه
- ساعت شروع و پایان کار و روزهای کاری
- سقف مرخصی ماهانه
۲. قوانین را شفاف و مکتوب کنید
قبل از هر سیستمی، باید بدانید چه چیزی «تأخیر» حساب می‌شود، تا چه ساعتی اضافه‌کاری محاسبه می‌شود و مرخصی چطور ثبت می‌شود. وقتی قانون مشخص باشد، سیستم فقط آن را اجرا می‌کند و بحثی باقی نمی‌ماند.
۳. ثبت ورود و خروج توسط خود پرسنل
اگر مدیر خودش باید ساعت‌ها را بنویسد، وقتش را می‌گیرد و باز هم ممکن است فراموش کند. بهتر است پرسنل خودشان وقت ورود و خروج را ثبت کنند. در یک صفحهی ساده نام خود را انتخاب می‌کنند و ورود یا خروج را می‌زنند.
۴. محاسبه‌ی خودکار
بر اساس ساعت کاری هر نفر، سیستم می‌تواند تأخیر، کارکرد و اضافه‌کاری را خودکار حساب کند. به این ترتیب پایان ماه لازم نیست ساعت‌ها را روی کاغذ جمع بزنید.
۵. انواع مرخصی را ثبت کنید
- مرخصی روزانه
- مرخصی ساعتی
- مرخصی استعلاجی
- مرخصی بدون حقوق
با داشتن سقف ماهانه‌ی هر نفر، هم کارمند و هم مدیر می‌دانند چقدر مانده است.
۶. گزارش بازه‌ای
گزارش کارکرد هر فرد در بازه‌ی دلخواه، مثلاً یک ماه، پایه‌ی محاسبه‌ی حقوق و بحث‌های احتمالی است. حتی اگر حقوق را جای دیگری حساب کنید، این گزارش مرجع شماست.
اشتباه‌های رایج
- ثبت حضور فقط با حافظه یا گروه پیام‌رسان
- تعریف نکردن ساعت و روزهای کاری هر نفر
- ثبت نکردن مرخصی‌های ساعتی
- نگه نداشتن پرونده‌ی کارمندانی که کار را ترک کرده‌اند (بهتر است غیرفعال شوند، نه پاک)
سؤالات پرتکرار
حضور و غیاب پرسنل چطور ثبت شود؟
بهتر است خود پرسنل در یک صفحهی ساده ورود و خروج را ثبت کنند و سیستم تأخیر و کارکرد را خودکار حساب کند.
مرخصی ساعتی هم ثبت می‌شود؟
بله. در دارانکس مرخصی روزانه، ساعتی، استعلاجی و بدون حقوق ثبت می‌شود.
حضور و غیاب در کدام بستهی دارانکس است؟
در بستهی فولپکیج که ۲۰ میلیون تومان در سال است.